大学に出願書類を郵送するときの注意点
「書類が全て準備できた！あ、でも、どうやって送ったらいいんだろう？うーん…」
初めての出願の時は、郵送の仕方が分からず、困ってしまう時もありますね。
日本には様々なマナーがありますが、実は書類を郵送するときにもマナーや気をつけたほうがいいことがあります。
大学の先生に気持ちよく書類を確認してもらうため、自分の印象をよくするためにも、書類の郵送にも気を配りましょう。
今回はそんな郵送時の注意点について紹介します。
初めての時は、この紹介を読んだ上で、学校の先生と一緒に確認するようにしましょう。
書類の準備がまだの人は、必要書類をCHECK！ ⇒ 出願にはどんな書類が必要？【外国人留学生入試】
○送る前にCheck
○
出願書類をきちんと送ることは、とても大切なことです。書類が丁寧に準備されているか、という点で、受験生に対しての印象が変わります。それが直接合否に関わることはないかもしれませんが、面接での印象に関わる可能性はあります。
この記事で注意点を確認して、「きちんと準備ができる学生」「日本のマナーをよく勉強している礼儀正しい学生」という印象を作りましょう！
①消印有効？必着？窓口？
出願期間とよく一緒に「消印有効」「必着」「窓口」と書いてあるのを見たことがありますか。実はとても重要な言葉です。必ず確認しましょう。
「消印有効」…期限内の日付の印（配達受付）が必要
⇒ その日に郵便局に出せばOK！
「必着」…その期日内に送り先に到着しなければならない
⇒ 当日までに大学に到着！遅くても2日前には出そう！
「窓口」…大学に直接持って行かなければならない
※時間指定がある学校が多い。時間と場所に注意！
②書き方も注意！
願書や志望理由書などを自筆で書く場合は、文字の書き方にも気を付けましょう。
日本と中国では「どんな字がきれいな字であるか」という価値観が異なります。正式な書類などを書く時、日本では一画一画を正確に、続けずに書いた字が望ましいとされています。
時間はかかるかもしれませんが、１文字１文字丁寧に書きましょう。大学の先生にも真面目な学生である、という印象を与えることができるでしょう。
③どの封筒を使う？
書類の準備がすべて終わったら、あとは封筒に入れて送るだけです。ですが、封筒も様々な色やサイズがあります。ここでのポイントは３つ。
①大学の所定の封筒がある場合は、「所定の封筒」を使用する。※願書を請求した時に、願書とセットで届く。
②大学の所定の封筒がない場合は、自分で準備。大きさは「角形2号」※書類が折らずに送れる。
③特別な決まりはないが、これから封筒を準備する人は「白」の封筒を準備しよう。※封筒に書く「赤い文字」が目立つから。
ただし、茶色の封筒ではいけないという決まりはない。既に茶色の封筒を持っている人はそれでも可。
※サイズや色について大学の指定がある場合は、その指定に従おう。
④住所はどうやって書く?書き方にルールはある？
絶対こう書かなければならない！というルールはありませんが、気を付けるべき点はいくつかあります。
押さえてほしい住所を書く時のポイントは４つ。
①「宛名ラベル」がある場合は、それを封筒にそのまま貼ろう。※HPから印刷する場合や、願書とセットで届く場合もある。
②宛名の「行」を「御中」に書き直す。「行」の上に「＝」を書き、その下や横に「御中」と書こう。
宛名が「人の名前」の場合は「様」、会社や部署、団体などの場合は「御中」と書く。
③指定の「宛名ラベル」がない場合は、自分で書こう。その時は太めのボールペンではなく、油性のサインペンを使うといい。
④裏面に自分の住所、名前。下の見本のように書けば完璧！
赤字の部分は赤で書こう
⑤順番通りに並べよう
封筒の準備もできたら、全ての書類を封筒の中に入れよう。っと、その時も１つポイントが！
「入試要項」の必要書類のページに書いてある順番通りに並べて封筒に入れましょう
大学に届いた時に、大学の先生も確認しやすいですね。また、封筒に入れる時に、入れ忘れがないか、みなさんも最終確認ができます。
○書類の送り方は？どうやって送るのがベスト？○
全ての準備ができたら、必ず郵便局へ持って行こう！
決してポストに入れてはいけない。
郵便局へ行ったら、「簡易書留（かんいかきとめ）速達（そくだつ）でお願いします」と依頼をしよう。
「簡易書留」で郵送すれば、書類を郵便局に預けた時から、大学に届くまでの記録が残る。
万が一書類がなくなった場合も、すぐに発覚するので、「送ったはずなのに、大学に届かない」という状況を避けることができる。
郵便局でもらう「問い合わせ番号」は受験票が届くまで、試験が終わるまで、大切に保管しておこう。
○番外編○
書類に不備があった場合は？
大学から連絡があって、「追加書類」または「不足書類」を提出しなければならない。
そんな時に必ず確認するのが、「書類の郵送先」
願書の郵送先と一緒なら、「宛名ラベル」を使っても問題ないが、違う住所の場合は、「住所の書き方」を確認して、丁寧に準備しよう！
ただ、忘れてはいけないのは「追加書類在中/不足書類在中」と赤ペンで書くこと！これは忘れずに書くようにしよう！
